90 % der Paare starten planlos in die Hochzeitsplanung
Viele Paare stürzen sich kopfüber in die Hochzeitsplanung und beginnen dabei komplett planlos etwas zu planen, ohne dabei einen klaren Faden bei der Planung zu haben und sich ausreichend Kriterien für die einzelnen Punkte festzulegen.
Damit ihr mit einem klaren Plan in die Hochzeitsplanung starten könnt, werde ich in diesem Blogbeitrag die wichtigsten ersten fünf Schritte der Hochzeitsplanung erklären.
Die meisten Paare planen für die Planung ihrer Hochzeit etwa 12-18 Monate ein und das ist auch der Zeitraum, in dem ich euch empfehle, die ersten Entscheidungen zu treffen bzw. Planungen vorzunehmen.
Foto: Sarah Prahm
Planungsschritt Nr. 1: Erstellen der Gästeliste
Bevor ihr euch auf Locationsuche begebt, solltet ihr als Erstes eure Gästeliste erstellen . Die Anzahl der Gäste hat nicht nur einen großen Einfluss auf das Budget, sondern auch darauf, welche Locations überhaupt infrage kommen.
Mein erster und vielleicht wichtigster Tipp – den ihr bestimmt schon oft gehört habt, aber ich muss ihn einfach betonen: Ladet nur die Menschen ein, die ihr wirklich dabei haben wollt! Natürlich kann es schwerfallen, Nein zu sagen, aber lasst euch nicht von anderen beeinflussen. Nur weil eure Mutter meint, dass Onkel Herbert eingeladen werden muss, obwohl ihr seit Jahren keinen richtigen Kontakt mehr habt, heißt das nicht, dass ihr sie tatsächlich dabeihaben müsst. Und stellt euch mal vor, ihr ladet euren Chef aus Höflichkeit ein, fühlt euch dann aber unwohl, vor ihm ausgelassen zu tanzen – das wäre doch schade! Eure Hochzeit ist ein intimer und persönlicher Moment, und ihr solltet euch von Anfang an mit eurer Gästeliste wohlfühlen.
Foto: Netzeband Images
Mein zweiter Tipp: Beginnt mit eurem engsten Kreis – also den Menschen, die auf jeden Fall eingeladen werden müssen: Eltern, Geschwister, beste Freunde. Dann erweitert ihr die Liste Schritt für Schritt um weitere Verwandte, gute Freunde und Bekannte.
Dieses Vorgehen hat einen großen Vorteil: Solltet ihr später beim Budgetplan feststellen, dass ihr die Gästeliste verkleinern müsst, seht ihr auf einen Blick, wer wirklich unverzichtbar ist und bei wem ihr eventuell noch Abstriche machen könnt. So bleibt ihr flexibel und könnt bewusste Entscheidungen treffen, ohne euch im Nachhinein über eine zu große oder zu unpersönliche Gästeliste zu ärgern.
Planungsschritt Nr. 2: Setzt eure Prioritäten für eure Traumhochzeit!
Als zweiten Schritt der Hochzeitsplanung, solltet ihr euch Gedanken über eure Prioritäten machen. Jede Hochzeit ist einzigartig, und was für das eine Paar unverzichtbar ist, spielt für das andere vielleicht gar keine Rolle.
Für manche ist es essenziell, in genau der Kirche zu heiraten, in der die Braut getauft wurde. Andere wiederum legen den größten Wert darauf, dass ihre Lieblingsband live spielt oder dass das Hochzeitsessen ein echtes kulinarisches Highlight wird. Die Liste der möglichen Prioritäten könnte endlos sein – doch um herauszufinden, was euch wirklich am Herzen liegt, hilft es, sich ein paar gezielte Fragen zu eurer Hochzeit zu stellen.
Überlegt euch gemeinsam, welche Aspekte eurer Hochzeit euch am wichtigsten sind und welche Dinge für euch eine untergeordnete Rolle spielen. So könnt ihr eure Hochzeitsplanung gezielt darauf ausrichten und sicherstellen, dass eure Hochzeit genau so wird, wie ihr es euch erträumt habt.
Fotos: Paulas Fotoglück
Um gemeinsam eine erste Vorstellung von eurer Traumhochzeit zu bekommen, geht die folgenden Fragen zusammen durch und besprecht, was davon für euch Priorität hat:
- Wann wollt ihr heiraten? (Jahreszeit, Monat oder ein bestimmtes Datum mit Bedeutung?)
- Wie wollt ihr getraut werden? (Kirchlich, standesamtlich, freie Trauung oder vielleicht eine Destination Wedding?)
- In welchem Stil wollt ihr heiraten? (Romantisch, boho, modern, minimalistisch, vintage, glamourös?)
- Welche Dienstleister wollt ihr auf jeden Fall dabei haben? (Fotograf, Videograf, Hochzeitsplaner, Musiker, Florist, Caterer?)
- Wo soll eure Hochzeit stattfinden? (In eurer Heimatstadt, an eurem jetzigen Wohnort, an eurem Lieblingsreiseziel?)
- Welche Atmosphäre wünscht ihr euch? (Locker und ungezwungen oder elegant und festlich?)
- Welches Essen möchtet ihr servieren? (Buffet, gesetztes Dinner, Foodtrucks, Fine Dining oder etwas ganz Individuelles?)
- Wie wichtig ist euch die Party? (Live-Band, DJ, bestimmte Musikgenres oder besondere Programmpunkte?)
- Gibt es bestimmte Traditionen oder Rituale, die ihr einbauen möchtet? (Hochzeitskerze, Eheversprechen, Hochzeitsspiele oder etwas ganz Eigenes?)
- Was ist euch besonders wichtig, um euren Tag unvergesslich zu machen? (Persönliche Details, Gastgeschenke, Feuerwerk, Überraschungen?)
Planungsschritt Nr. 3: Budgetplan
Nachdem ihr eure Prioritäten festgelegt habt, solltet ihr euch als nächsten Schritt eurer Hochzeitsplanung Gedanken über euer Budget machen. Überlegt gemeinsam, wie viel Geld ihr für eure Hochzeit ausgeben möchtet bzw. könnt – denn alle weiteren Planungsschritte hängen maßgeblich davon ab.
Um die Kosten im Blick zu behalten, empfehle ich meinen Paaren immer, das Gesamtbudget auf die einzelnen Dienstleister aufzuteilen. Doch da viele Paare anfangs nur schwer einschätzen können, welche Kosten auf sie zukommen, gebe ich euch hier einen kleinen Überblick über die wichtigsten Dienstleister und deren typische Preise. So könnt ihr eure finanzielle Planung von Anfang an realistisch gestalten und vermeidet unliebsame Überraschungen:
Planungsschritt Nr. 4: Locationsuche
Der nächste Schritt für eure Hochzeitsplanung ist die Locationsuche. Sobald ihr ein Budget für eure Hochzeit festgelegt habt, solltet ihr euch so früh wie möglich auf die Suche nach eurer Hochzeitslocation machen. Viele Locations sind bereits ein Jahr oder sogar noch länger im Voraus ausgebucht – deshalb lohnt es sich, frühzeitig aktiv zu werden.
Um gezielt nach der passenden Location zu suchen, solltet ihr vorher einige Kriterien für die Locationsuche festlegen:
1. Welcher Stil passt zu euch?
Überlegt euch, welche Atmosphäre ihr euch für eure Hochzeit wünscht. Soll es eine romantische Feier in einer Scheune, eine elegante Hochzeit in einem Schloss oder eine moderne Feier in einem Restaurant sein? Der Stil der Location beeinflusst maßgeblich die gesamte Hochzeitsgestaltung.
2. Wie weit darf die Location entfernt sein?
Legt fest, wie weit eure Gäste maximal reisen sollen. Da Kilometerangaben auf dem Land deutlich weniger Zeit kosten als in der Stadt, legt den Umkreis unbedingt in Zeit fest. Bedenkt dabei auch, ob der Weg vom Standesamt oder der Kirche zur Feierlocation zumutbar ist. Eine Anreise von mehr als einer Stunde kann für viele Gäste anstrengend sein.
3. Ist euer Wunschdatum noch verfügbar?
Falls ihr bereits ein festes Datum habt, klärt frühzeitig, ob die Location an diesem Tag noch frei ist. Wer flexibel ist und sich für eine Jahreszeit oder einen Zeitraum entscheidet, hat bessere Chancen, eine passende Location zu finden.
4. Gästeanzahl
Prüft, ob die Location eure Gästezahl aufnehmen kann. Manche Locations haben eine Mindest- oder Maximalanzahl an Gästen. Falls viele Familien mit Kindern anwesend sind, lohnt es sich zu fragen, ob es spezielle Bereiche oder Betreuungsmöglichkeiten gibt.
Fotos: Sarah Prahm
5. Standesamt und/oder Kirche in der Nähe
Falls ihr eine kirchliche oder standesamtliche Trauung plant, ist es praktisch, wenn die Location in der Nähe liegt. So vermeidet ihr lange Fahrten für euch und eure Gäste.
6. Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten?
Falls viele Gäste von weiter her anreisen, ist es sinnvoll, eine Location mit Übernachtungsmöglichkeiten zu wählen oder Hotels in der Nähe zu prüfen. Fragt nach, ob es die Möglichkeit gibt, ein Zimmerkontingent für eure Gäste einzurichten.
7. Passt die Location ins Budget?
Euer Budget habt ihr bereits festgelegt – überprüft, ob die Location inklusive aller Kosten im Rahmen bleibt. Achtet darauf, ob zusätzliche Gebühren für Servicepersonal, Reinigung oder Verlängerung der Mietdauer anfallen.
8. Gibt es eine Sperrstunde?
Manche Locations haben eine feste Endzeit für Feiern. Klärt ab, ob es eine Sperrstunde gibt und ob es gegebenenfalls möglich ist, gegen Aufpreis länger zu feiern.
Fotos: Sarah Prahm
Bevor ihr eine Location besichtigt, solltet ihr geklärt haben, ob die Location alle eure Kriterien erfüllt. Solltet ihr nicht alle Informationen auf der Website oder dem Social Media-Profil der Location finden, lohnt es sich, direkt anzurufen und offene Fragen zu klären.
Ein besonders wichtiger Punkt: Wenn ihr eine Besichtigung vereinbart, bittet darum, dass die Location bis zu eurem Termin unverbindlich reserviert wird. Andernfalls kann es passieren, dass sie schon vergeben ist, bevor ihr sie überhaupt besichtigt habt.
Mit diesen Kriterien und Tipps findet ihr gezielt eine Location, die perfekt zu eurer Hochzeit passt.
Planungsschritt Nr. 5: Save-the-Date Karten verschicken
Sobald eure Location gebucht und das Hochzeitsdatum festgelegt ist, solltet ihr den nächsten Schritt der Hochzeitsplanung erledigen und eure Gäste mit Save-the-Date-Karten über den Termin informieren. So stellt ihr sicher, dass sich alle den Tag frühzeitig freihalten können.
Bei den Save-the-Date-Karten geht es ausschließlich um die grundlegenden Informationen. Es genügt, wenn darauf euer Hochzeitsdatum, eure Namen und der Hinweis „Save the Date“ stehen. Detaillierte Angaben wie der genaue Ablauf oder der Veranstaltungsort sind zu diesem Zeitpunkt noch nicht notwendig. Ziel ist es, euren Gästen frühzeitig die Möglichkeit zu geben, den Termin einzuplanen oder gegebenenfalls Urlaub zu nehmen. Alle weiteren Details erhalten sie später mit der offiziellen Einladung.
Foto: Sarah Prahm
Planungsschritt Nr. 6: Erste Dienstleister anfragen
Sobald ihr eure Location gebucht habt und mitten in der Planung steckt, solltet ihr direkt die ersten wichtigen Dienstleister anfragen – insbesondere diejenigen, die nur einmal pro Tag gebucht werden können.
Dazu gehören:
Auch wenn es auf den ersten Blick früh erscheinen mag, sind diese Dienstleister oft bereits ein Jahr oder länger im Voraus ausgebucht. Ein Fotograf kann beispielsweise nur eine Hochzeitsreportage pro Tag begleiten, genauso wie ein DJ nicht auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig auflegen kann.
Wenn ihr bereits einen bestimmten Dienstleister im Auge habt – sei es ein Fotograf, den ihr auf Instagram verfolgt, oder eine Band, die ihr euch schon immer für eure Hochzeit gewünscht habt – solltet ihr nicht zu lange warten. Je früher ihr eure Favoriten anfragt, desto größer ist die Chance, dass sie an eurem Wunschtermin noch verfügbar sind.
Fotos: Oliver & Nicole
Fazit: Der perfekte Start in die Hochzeitsplanung
Wenn ihr diese ersten Schritte der Hochzeitsplanung Schritt für Schritt abgearbeitet habt, seid ihr auf einem sehr guten Weg. Mit der Wahl eurer Location steht das Fundament eurer Hochzeit fest, und durch das frühzeitige Versenden der Save-the-Date-Karten gebt ihr euren Gästen die Möglichkeit, sich den Termin freizuhalten.
Indem ihr euch frühzeitig um die wichtigsten Dienstleister kümmert, sichert ihr euch eure Wunschpartner für den großen Tag und verhindert, dass ihr später Kompromisse eingehen müsst. Durch eine strukturierte Planung und klare Prioritäten könnt ihr den weiteren Verlauf der Hochzeitsvorbereitungen entspannter angehen.
Nun könnt ihr euch nach und nach den weiteren Details widmen – von der Dekoration über das Hochzeitskleid bis hin zur Tagesplanung. Doch mit diesen ersten Meilensteinen habt ihr die perfekte Grundlage geschaffen, um eure Traumhochzeit genau nach euren Vorstellungen zu gestalten.
Solltet ihr noch Fragen zu den einzelnen Schritten oder den nachfolgenden Planungsschritten haben, meldet euch gerne für ein kostenloses Beratungsgespräch bei mir. Gemeinsam schauen wir dann, ob und wie ich euch weiterhelfen kann.
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